Посадова інструкція секретаря
ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова ПК Директор ліцею
__________ Дамаскін Л.Г. __________ Олена Панчук
Посадова інструкція № 23
СЕКРЕТАРЯ - ДРУКАРКИ
1. Загальні положення
1.1. Ця посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики секретаря, затвердженої Міністерством освіти і науки України. Під час складання Інструкції враховано також рекомендації щодо організації служби охорони праці в загальноосвітньому закладі, затверджені наказом Міністерства освіти і науки України.
1.2. Секретар призначається на посаду і звільняється з неї директором ліцею.
На посаду секретаря призначаються особи, які мають професійно-технічну освіту (без вимог до стажу роботи) чи загальну середню освіту і спеціальну підготовку за встановленою програмою (без вимог до стажу роботи).
1.3. Секретар підпорядковується безпосередньо директору ліцею.
1.4. Під час виконання посадових обов'язків секретар керується постановами, розпорядженнями, наказами, іншими керівними і нормативними документами, які стосуються ведення діловодства; стандартами уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; законодавством про працю та інструкцією про порядок ведення трудових книжок; правилами орфографії і пунктуації; правилами роботи з оргтехнікою; правилами і нормами охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту, а також Статутом і Правилами внутрішнього трудового розпорядку ліцею і цією Інструкцією, наказами і вказівками адміністрації ліцею.
2. Функції
Основними напрямами роботи секретаря є:
2.1. Виконання технічних функцій щодо забезпечення і обслуговування роботи директора ліцею та його заступників.
2.2. Ведення діловодства.
3. Посадові обов'язки
Секретар виконує такі посадові обов'язки:
3.1. Отримує для директора ліцею, і його заступників відомості про працівників ліцею, викликає за дорученням директора ліцею працівників ліцею і учнів.
3.2. Організовує телефонні переговори директора ліцею.
3.3. Приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності директора ліцею, прийняті повідомлення і доводить їх до його відома, отримує інформацію, надіслану на електронну адресу закладу та своєчасно доводить її до відома директора ліцею.
3.4.Здійснює роботу щодо підготовки загальних зборів працівників ліцею, засідань ради ліцею, педагогічної ради, а також нарад, які проводить директор ліцею (збір необхідних матеріалів; повідомлення учасників про час, місце, порядок денний наради та їх реєстрацію), за дорученням директора ліцею веде і оформляє протоколи засідань і нарад.
3.5. Слідкує за канцелярськими приладдям, організаційною технікою, створює умови, які сприяють ефективній роботі директора.
3.6. Передає і приймає інформацію щодо роботи ліцею.
3.7. Друкує за вказівкою директора ліцею різні документи і матеріали.
3.8. Веде діловодство, оформляє справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає їх до архіву.
3.9. Приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я директора ліцею, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого в ліцею порядку і передає її після розгляду директором за призначенням конкретним виконавцям для використання її в процесі їхньої роботи або підготовки ради, слідкує за термінами виконання доручень директора ліцею, взятих на контроль; відсилає кореспонденцію.
3.10. Приймає особисті заяви працівників, учнів та їхніх батьків (осіб, які їх замінюють), документи на підпис директору ліцею.
3.11. Організовує прийом відвідувачів, забезпечує оперативність розгляду звернень і пропозицій працівників.
3.12. Здійснює документальне забезпечення кадрової роботи в ліцею, (за згодою) веде книгу наказів і зберігає її, веде і зберігає журнал обліку руху трудових книжок, зберігає і веде у встановленому порядку трудові книжки працівників.
4. Права
Секретар має право:
4.1. Вимагати від працівників ліцею, а в разі необхідності й від адміністрації ліцею необхідну інформацію і матеріали, а також пояснення щодо причин затримки виконання доручень, які взяті на контроль.
4.2. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил складання й оформлення документів.
4.3. Візувати проекти документів, пов'язаних з управлінською діяльністю ліцею.
4.4. Вносити на розгляд адміністрації ліцею пропозиції щодо покращення роботи з документами, удосконалення форм і методів управлінської діяльності з урахуванням застосування організаційної і обчислювальної техніки.
5. Відповідальність
5.1. За невиконання або неналежне виконання без поважних причин Статуту і Правил внутрішнього трудового розпорядку ліцею, інших локальних нормативних актів, посадових обов'язків, встановлених цією Інструкцією, в тому числі за невикористання наданих прав, секретар несе дисциплінарну відповідальність у порядку, встановленому трудовим законодавством.
5.2. За завдані ліцею чи учасникам навчально-виховного процесу у зв'язку з виконанням (невиконанням) своїх посадових обов'язків збитки секретар несе матеріальну відповідальність у порядку і в межах, встановлених трудовим і/чи цивільним законодавством.
6. Взаємовідносини (зв'язки за посадою)
Секретар:
6.1. Працює в режимі робочого дня за графіком, складеним виходячи з 40-годинного робочого тижня.
6.2. Взаємодіє в процесі своєї діяльності з педагогічним, адміністративним і обслуговуючим персоналом з питань підготовки і подання необхідної інформації та матеріалів на засідання ради ліцею, педагогічної і учнівської рад, перевірки виконання доручень, наказів і розпоряджень адміністрації ліцею, кадрової, фінансово-господарської діяльності ліцею.
